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La possibilità di sostituire i certificati rilasciati da scuole, università o enti di formazione con un’autodichiarazione deriva dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che disciplina la semplificazione documentale nei rapporti fra cittadini e pubbliche amministrazioni. In base a questa norma, l’interessato può attestare con dichiarazione sostitutiva di certificazione, meglio nota come autocertificazione, gli stati, le qualità personali e i fatti riguardanti il proprio percorso di studio: dalla licenza media al diploma di maturità, dalla laurea di primo livello al master post‑universitario. L’amministrazione che riceve la dichiarazione è tenuta a considerarla equivalente al certificato originale, salvo procedere a controlli a campione presso l’istituto che ha conferito il titolo.
Contesti di utilizzo e limiti soggettivi
L’autocertificazione del titolo di studio è ammessa in qualunque procedura che coinvolga enti pubblici, gestori di servizi pubblici o privati che vi consentano per regolamento interno. Si utilizza tipicamente nei concorsi, nelle assunzioni nella pubblica amministrazione, nell’immatricolazione a corsi universitari, nelle domande di borse di studio regionali oppure per l’abilitazione ai servizi della Camera di commercio. Non può invece sostituire il certificato nei rapporti con soggetti privati che non svolgano servizi di pubblica utilità, come talune aziende multinazionali o studi professionali esteri, salvo che accettino la dichiarazione in via facoltativa. È inoltre esclusa quando l’autorità destinataria si trova fuori dal territorio dell’Unione europea e non applica la normativa sull’autocertificazione; in tali casi si rende necessario il certificato in originale con eventuale apostille.
Struttura logica di una dichiarazione sostitutiva
Per essere valida, l’autocertificazione del titolo di studio deve riportare con precisione i dati identificativi del dichiarante, la descrizione del titolo di studio e la data in cui è stato conseguito, oltre agli estremi dell’istituto che lo ha rilasciato. Le informazioni personali comprendono nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale se previsto dal modulo, indirizzo di residenza completo di comune, CAP e provincia. Il “corpo” del documento, dopo il riferimento all’art. 46 del D.P.R. 445/2000, espone l’attestazione: la denominazione del diploma o della laurea, l’indirizzo di studi o la classe di laurea secondo il sistema ministeriale, il voto finale, la data di conseguimento, l’università o la scuola con indicazione della sede. Nelle lauree vecchio ordinamento si cita la facoltà; nelle lauree triennali o magistrali si cita la classe di appartenenza (ad esempio L‑18 o LM‑77). Quando il titolo è stato conseguito all’estero ma riconosciuto in Italia, si menziona il decreto di equipollenza.
Requisiti formali di firma, data e documento di identità
La sottoscrizione deve avvenire in presenza del funzionario che riceve l’istanza o, se l’autocertificazione è allegata a un modulo spedito online o per posta, deve essere accompagnata dalla fotocopia del documento di identità in corso di validità. La firma va apposta per esteso, senza sigle, con penna indelebile di colore blu o nero; non sono ammessi timbri digitali o sigle scansionate a meno che non si utilizzi la firma digitale qualificata secondo il CAD. La data di sottoscrizione compare in fondo al testo e coincide con quella del deposito della pratica; non si ammettono retrodatazioni. Una dichiarazione priva di firma o sprovvista di copia del documento è irricevibile e costringe l’istante a integrazione documentale.
Errori frequenti e conseguenze sanzionatorie
L’inesattezza più comune riguarda l’indicazione del voto o della data di conseguimento: il dichiarante riporta quanto ricorda, senza verificarlo sul proprio certificato originale. Se l’amministrazione scopre lo scarto attraverso i controlli a campione, può dichiarare la decadenza dal beneficio ottenuto e denunciare la falsità ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. 445/2000, con pene che arrivano alla reclusione se il fatto integra il falso in atto pubblico. Altra leggerezza frequente è la mancata specifica della sede dell’università, problema che sorge con atenei statali multi‑campus: senza indicare “Università degli Studi di Milano, sede di Bicocca”, l’ente potrebbe domandare una rettifica. Infine lo studente che non ha ancora discusso la tesi non può autocertificare la laurea futura ma solo il superamento di tutti gli esami con la media ponderata, fattispecie differente e disciplinata dall’art. 47 sulle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Il modello: un esempio di testo da adattare
Nel redigere il documento è consigliabile mantenere uno stile sobrio, in prima persona, su pagina A4 in formato verticale con margini standard. Dopo i dati anagrafici, il riferimento di legge introduce la dichiarazione vera e propria. Un esempio completo può essere formulato in questo modo:
«Il/la sottoscritto/a [nome cognome], nato/a a [luogo] il [data], residente in [indirizzo completo], consapevole delle sanzioni penali previste dall’articolo 76 del D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci, ai sensi dell’articolo 46 del medesimo decreto dichiara sotto la propria responsabilità di aver conseguito il seguente titolo di studio: Diploma di laurea magistrale in Economia e Management, classe LM‑77, con votazione finale di 110/110 e lode, in data 15 luglio 2020, presso l’Università degli Studi di Milano, sede di Bicocca.»
Nel caso di diploma di maturità si sostituisce la tipologia con «Diploma di istruzione secondaria di secondo grado ad indirizzo scientifico». Se il titolo è stato preso all’estero: «… equipollente a laurea magistrale ai sensi del decreto del Ministero dell’Istruzione n. 1234 del 5 aprile 2021». Conclude la formula di rito: «La presente dichiarazione è rilasciata ai fini della procedura di…». Seguono luogo, data, firma e allegato documento d’identità.
Presentazione cartacea, invio telematico e conservazione
Cartacea alla mano, la dichiarazione si consegna allo sportello con documento originale. In invio telematico la scansione deve essere in formato PDF, priva di password, firmata digitalmente o accompagnata da documento valido in allegato. I sistemi di protocollo informatico di regioni e Comuni accettano file fino a dieci megabyte e respingono formati immagine non convertiti. Il cittadino è tenuto a conservare copia della dichiarazione e l’originale del certificato almeno per il triennio di validità della pratica, così da esibirlo se l’ente attiva la verifica.
Conclusioni
Scrivere un’autocertificazione del titolo di studio richiede cura nella raccolta dei dati essenziali, dal voto alla sede dell’istituto, e il rispetto di requisiti formali che le garantiscano pieno valore legale. Attenersi al modello proposto, controllare la coerenza con i documenti in proprio possesso e firmare allegando copia di identità sono passi semplici ma decisivi per evitare richieste di integrazione o, peggio, contestazioni di dichiarazione mendace. Una volta padroneggiata la struttura, l’autodichiarazione diventa uno strumento rapido e gratuito con cui presentare il proprio percorso formativo a amministrazioni, enti erogatori di contributi e concorsi pubblici, riducendo burocrazia e costi di bollo senza rinunciare alla veridicità e alla trasparenza.